信息的有效傳達(dá)對(duì)項(xiàng)目管理過程中的重要性不言而喻，但是很多項(xiàng)目經(jīng)理都會(huì)忽略工作中跟進(jìn)的重要性。上下級(jí)雙方之間的信息不對(duì)稱，對(duì)項(xiàng)目工作的展開造成了很大的阻礙。

　　在我多年的工作經(jīng)驗(yàn)中，好像很少會(huì)出現(xiàn)會(huì)議最后會(huì)變化或取消這類事情。每次見面，我必然會(huì)約好下次的見面時(shí)間，然后到約會(huì)前一兩天再去確認(rèn)。就像我上面說的，我喜歡主動(dòng)，更重要的是事情不跟進(jìn)是不會(huì)有進(jìn)展的。

1

“溝通”是額外的事嗎？

　　我一個(gè)共事多年的同事就有一個(gè)壞習(xí)慣，總是不會(huì)做跟進(jìn)的溝通。當(dāng)事情交給他后，會(huì)很久沒有聲音。過了幾個(gè)星期我突然想起來，就問他到底怎樣了，他說：“完成了”。

　　他可能還以為有分加，誰知道在我心里已經(jīng)減了兩分。首先，因?yàn)橐恢睕]有反饋，我不能將此事放下，就是說這件事一直還是我的責(zé)任，所以扣一分。然后做完都不說，讓我繼續(xù)想著這件事情，又扣一分。

　　如果讓我從別的渠道聽到他已經(jīng)將事情做好了，而我這個(gè)直屬上司還傻傻不知情，這個(gè)絕對(duì)又要扣一分。我們的績效是五分滿分，一分就出局，就算這個(gè)同事從滿分開始，因?yàn)椴恢匾暅贤ㄋ惨呀?jīng)差不多要出局了。

　　這個(gè)可能也是一個(gè)價(jià)值觀問題。有的人認(rèn)為“溝通”是額外的事情，不應(yīng)該占用做事情的時(shí)間。如果有人說“最近真是太忙了，都沒有時(shí)間與我的團(tuán)隊(duì)溝通了”，那這個(gè)人絕對(duì)是一個(gè)不注重溝通的人。

　　我認(rèn)為沒有天生的溝通高手，要變成一個(gè)溝通達(dá)人，首先要認(rèn)識(shí)到“溝通”就是做事情的一部分，而且還是很重要的一部分。如果事情做完但沒有同相關(guān)人等溝通，對(duì)他們來說，你可能還沒有開始做。有了這個(gè)意識(shí)后，行為上才可能開始改變。

2

好助理，差助理

　　我再分享一下我過去的助理是怎樣做事情的。如果助理安排我出差去參加一個(gè)活動(dòng)，決定下來之后，她就會(huì)安排每周有一個(gè)15～30 分鐘的電話會(huì)議，請(qǐng)所有安排活動(dòng)的人來做溝通。

　　通常在安排中會(huì)有很多動(dòng)態(tài)的事情要處理，我在聽到進(jìn)展情況后也可能會(huì)有不同想法。一直到出差前兩天，一切都定下來了，她就會(huì)給我詳細(xì)的細(xì)節(jié)安排，這些細(xì)節(jié)都會(huì)在我的日程表里面出現(xiàn)，盡量做到我對(duì)任何的活動(dòng)細(xì)節(jié)都有機(jī)會(huì)預(yù)演一次。

　　舉個(gè)例子，老板后天要飛北京，靠譜的助理定義這件事就是將老板順利地送到北京然后順利地接回來。整個(gè)過程她會(huì)先走一遍，在自己的腦海里先走一次流程，連老板沒有碰上的她都給想到了。

　　但不要以為不靠譜的助理不想將工作做好，他們往往也是熱心的好員工，只是總愛丟三落四。不到位的溝通，可能你做了8 分扣了4 分；但如果溝通有效，7 分變10 分。所以一個(gè)專業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理人必須要重視溝通。

　　不管項(xiàng)目簡單或者復(fù)雜，不管項(xiàng)目成員水平高或者低，不管客戶是通情達(dá)理還是強(qiáng)勢(shì)難纏，要想保障項(xiàng)目的成功，最重要的還是整個(gè)過程中隨時(shí)的溝通與協(xié)調(diào)。

3

掌握“跟進(jìn)”主動(dòng)權(quán)

　　但如果你的上司不善溝通，還反過來怪你溝通不足，那怎么辦？如果你是下屬，你可以利用SMART 來將溝通“機(jī)制”搭好。SMART 中，

　　S 指的是Specific（具體的）

　　M指的是Measurable（可衡量的）

　　A指的是Achievable（可行的）

　　R指的是Relevant（相關(guān)的）

　　T指的是Time（時(shí)限）

　　你可以用SMART 作為一個(gè)反饋工具，為什么沒有R 呢？因?yàn)槭抢习逡竽阕龅模愕募僭O(shè)就是老板已經(jīng)考慮好這個(gè)項(xiàng)目與他的方向是相關(guān)聯(lián)的了。

　　例如：SMAT 的對(duì)話：

　　“老板，我聽到你對(duì)我的要求了，我怕聽錯(cuò)了，還是重復(fù)一次讓你確認(rèn)一下比較好。我具體聽到的是……你是否同意？”

　　——“同意?！?/strong>

　　“要衡量這件事情是否做成功，我覺得還是要沿用你一直在推動(dòng)的績效考核。你看看我建議這個(gè)考核標(biāo)準(zhǔn)是否可行，或者你有其他的建議？”

　　——“沒有問題，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn) 可以?！?/strong>

　　“我想與老板分享一下我聽懂你的要求后我的一個(gè)判斷。我認(rèn)為這件事情絕對(duì)是可行的，但是以我目前手上的資源來說，我可能要放慢一下我另外一個(gè)項(xiàng)目的速度，如果你可以接受的話，我們可以馬上開始這個(gè)項(xiàng)目?！?/p>

　　——“這樣吧，另外一個(gè)項(xiàng)目不要放慢，我多調(diào)動(dòng)點(diǎn)資源給你，讓你將這兩件事都辦了?！?/strong>

　　“好的，有了額外資源，事情就好辦了。如果這些資源下周能到位，我估計(jì)這個(gè)項(xiàng)目能夠在6個(gè)月內(nèi)完成。還有我希望能夠每兩個(gè)星期給你一個(gè)簡單的進(jìn)度匯報(bào)，發(fā)微信溝通，有必要再開會(huì)。確保你知道項(xiàng)目進(jìn)展，如果變化，我也會(huì)及時(shí)通知你，你覺得這樣可以嗎？”

　　——“很好，我們就按這樣去辦，我等你微信。”

　　老板心里很滿意，因?yàn)樗烂績芍軙?huì)收到一個(gè)進(jìn)度匯報(bào)，那這件事就算徹底移交了。

　　溝通一開始就不能停下來，持續(xù)的溝通是任何關(guān)系改善必經(jīng)的環(huán)節(jié)。

　　項(xiàng)目經(jīng)理人必須要將“跟進(jìn)”作為一種職場(chǎng)基因來培養(yǎng),“等待”的心態(tài)一定不會(huì)讓你在職場(chǎng)有太順利的發(fā)展。

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